考虑智能化技术的复杂性、发展性和外部条件的可变性，信息化档案室建设，综合布线和计算机网络、库房温湿度控制、安防、消防等分系统的设计要以实现整个系统技术协调为宗旨，重视技术设计、产品、信息、环境、政策等方面的可行性，信息化档案室建设方案，通过系统规划、系统设计、详细设计和产品选型、工程施工和运行维护管理等程序，来拟订一个智能化管理系统的总体构想。
安防保护对于提案馆安全性，起到了不可忽视的作用。因此包括门禁系统、治安---监控设备以及红外监控等整体化的监控系统，成为了档案馆安全建设的重要内容。通过门禁系统的设置实现重要区域和房间通道门的授权进出，---控制部分财产和人员的安全性。门禁系统一般通过内网或网络进行数据传输；其实现方式上考虑采用非接触式 ic 卡形式。
随着档案保存智能化技术的不断推进，利用计算机系统对环境与安全监控系统进行整合，形成集成化的智能控制系统，是当前档案馆监控系统建设的主要方向。这一系统在实际的设计中包括了四个主要组成部分。一是整合的监测系统。如各类---监控设备 (包括无线与有线系统)，信息化档案室建设软件，用于环境与安全检查;二是独立的无线网络系统，为提供稳定的网络支持;三是计算机机房建设，用于安全与环境数据的分析与控制工作。这一部分是监控工作运行的重点，在当前实践中较为常见控制方式为触摸屏查询展示系统;而显示模式一般为液晶拼接大屏系统。四是外接系统设备，如系统连接的手机 app 软件系统等，都是常见的监控外接系统设备。
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