档案实体是数字性和保护的客体，是数字化设备的直接作用对象，是直接影响档案数字化品质的关键因素之一。在实施数字化之前，对于档案实体的客观整理标准就是客观判断档案实体状态，---、真实还原，大限度保留原始档案的原汁原味。它的整理标准包括：页码标记完整准确，不缺页跳页；档案案卷或文件整洁整齐，无卷边，无折页；如遇纸张发脆或载体破杯（如虫蛀、磨损等）要以宣纸托裱、修补或加固；页码规范，河北军建档案整理，无跳页缺页漏页；脊背装订且纸张状况---的可视情况进行裁剪，非标准规格的档案应通过接边、衬纸等方式进行加工，军建档案整理方案，做好这些利于快速扫描。
档案进行分类时，通常要求按照产品型号、设备型号、项目编号等进行子类的划分，并根据子类进行整理组成案卷，但在具体整理工作中，时常出现部分文件无法归属于哪个具体的型号或项目的情况，或者文件与几个型号或项目都存在着一定的关联性，这会加大档案组卷难度。档案资料的利用价值，即使属于同一产品、同一设备或同一项目也有所区别，同时也会影响档案资料的保管期限，但在实际整理过程中，档案组卷后，通常会将这些不同保管期限的档案集中管理，并进行装订固化，不仅不利于后期检索利用，同时也对后期档案价值鉴定工作的有序开展造成阻碍。且在档案整理工作中，档案信息著录通常以案卷为著录单位，而未对该卷的每份档案信息逐一进行著录，这样会导致档案信息内容不够明确，对后期档案信息的开发利用造成不利影响。
系统排列和编目
在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各---按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，军建档案整理外包，主要是检查案卷，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工
局部调整
对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行---的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整
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