长期保存的档案容易产生霉菌残留以及滋生有害微生物和害虫，这样的问题一直困扰着档案室管理人员。通过设计安装消毒室及消毒设备，实现档案实时消毒、档案库房消毒净化、专门为档案消毒处理等多功能杀虫灭菌系统。这一系统主要包括了化学与物理消毒两种模式。但是由于化学消毒会对纸质档案造成一定破坏，数字化档案室建设服务，因此使用物理消毒方法，成为了当前为常见的消毒模式。其中臭氧加熏蒸与真空充氮消毒两种模式较好，成为了较为常见的消毒模式。
档案馆中配置智能密集架这一档案储存装具，是实现智能档案管理的一大手段。智能密集架在储存档案方---有---的功能，节省储存空间和占地成本，为档案的长期保存创造---条件。同时，档案馆利用技术，实现档案无序存放有序管理，数字化档案室建设流程，一键实现档案的快速盘点、扫描、上下架、出入库等全过程的追溯管理，数字化档案室建设软件，在满足档案保存的前提上促进档案管理环节的智能。
在档案室、检索室、阅览室、进出通道等场所应设置---的---设备，数字化档案室建设，对重点区域实施实时监控，以---档案的安全。应了解所有进入到档案室内的人员相关信息，准确地观察所有监控点，监控信息依据需要进行录像存档。为---档案室的安全，除安装钢制防盗门锁外还应设置非接触式磁卡电子门禁系统，实现档案室的双重保险。管理人员在使用档案室磁卡时需要专门授权，在读卡器对---的身份进行自动识别后才可进入，同时磁卡身份与进入库房的时间会自动记录。
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